Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens is Syndicbase BV, Luxemburgstraat 86, 9890 Gavere, België, ondernemingsnummer 0800.381.741.

Voor vragen over dit beleid of om je rechten uit te oefenen, kan je ons contacteren via privacy@syndicbase.be. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; wijzigt dat, dan passen we dit beleid aan.

Wanneer je de Syndicbase-applicatie als syndicus (onze klant) gebruikt, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor je accountgegevens. Voor de persoonsgegevens die je invoert over eigenaars, huurders, leveranciers en andere partijen ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als je verwerker; die verwerking valt onder onze verwerkersovereenkomst.

Ben je een mede-eigenaar die het klantenportaal gebruikt dat je syndicus ter beschikking stelt, dan treden wij op als verwerker namens je vereniging van mede-eigenaars (VME). Richt vragen over je gegevens aan je syndicus.

Gegevens die je zelf verstrekt. Wanneer je je inschrijft op de wachtlijst verzamelen we de gegevens die je invult: je naam en e-mailadres, en optioneel je bedrijf of VME, telefoonnummer, aantal gebouwen of kavels dat je beheert en je bericht. Het verstrekken van deze gegevens is geen wettelijke verplichting, maar zonder deze gegevens kunnen we je niet op de wachtlijst plaatsen.

Accountgegevens. Wanneer je de Syndicbase-applicatie gebruikt, verzamelen we de gegevens die nodig zijn om je account te laten werken: je naam, e-mailadres, inloggegevens en je werkruimte, rol en instellingen, samen met gebruiks- en loggegevens over hoe je de dienst gebruikt.

Gebruiksstatistieken. Wanneer je de Syndicbase-applicatie gebruikt, registreren onze servers een beperkt aantal gebruiksgebeurtenissen: dat je de applicatie op een bepaalde dag hebt geopend, en belangrijke acties zoals een gebouw aanmaken, een mailing versturen of een afrekening genereren. Elke gebeurtenis bevat je gebruikers-ID, je werkruimte en het tijdstip, nooit de inhoud die je invoert. Treedt er een fout op, dan registreren we ook het technische foutrapport. Deze gebeurtenissen worden op onze servers geregistreerd; daarvoor wordt niets op je toestel opgeslagen of uitgelezen.

Gegevens die we automatisch verzamelen. Wanneer je deze website bezoekt, registreren onze servers automatisch technische gegevens zoals je IP-adres, het type browser en toestel dat je gebruikt en de datum en het tijdstip van je aanvraag. We gebruiken deze gegevens enkel om de website te beveiligen en misbruik tegen te gaan.

We verzamelen via deze website niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar.

Deze website gebruikt enkel strikt noodzakelijke lokale opslag, om je taalkeuze te onthouden en om te onthouden dat je onze cookiemelding hebt gezien. We gebruiken geen advertentie- of analysecookies en volgen je surfgedrag niet. De gebruiksstatistieken van de Syndicbase-applicatie uit punt 2 worden op onze servers geregistreerd en gebruiken geen cookies of andere opslag op je toestel. Meer details vind je in ons cookiebeleid.

We gebruiken de gegevens die je verstrekt om je op de hoogte te houden van de lancering van Syndicbase en om contact met je op te nemen over je aanvraag. De rechtsgrond hiervoor is je toestemming (artikel 6, lid 1, a) GDPR), die je op elk moment kan intrekken.

Wanneer je de Syndicbase-applicatie gebruikt, verwerken we je account- en gebruiksgegevens om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van onze overeenkomst met jou (artikel 6, lid 1, b) GDPR) en ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare dienst (artikel 6, lid 1, f) GDPR).

We verwerken gebruiksstatistieken en foutrapporten om te begrijpen hoe de applicatie gebruikt wordt, om ze te verbeteren en om fouten op te sporen en op te lossen. De rechtsgrond hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij het ontwikkelen en onderhouden van een betrouwbare dienst (artikel 6, lid 1, f) GDPR). We beperken dit tot de gebeurtenissen uit punt 2 en gebruiken ze niet voor advertenties of profilering. Je kan dit op elk moment uitzetten in de applicatie (Instellingen, tabblad Juridisch) of per e-mail bezwaar maken (zie punt 10). Zet je het uit, dan registreren we geen gebruiksgebeurtenissen meer voor je account; foutrapporten worden dan zonder je gebruikers-ID verstuurd.

We verwerken technische en loggegevens om de website te beveiligen en misbruik tegen te gaan. De rechtsgrond hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst (artikel 6, lid 1, f) GDPR).

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor de hierboven beschreven doeleinden. Wachtlijstgegevens bewaren we tot Syndicbase gelanceerd is en gedurende een redelijke periode daarna om je te contacteren, en in elk geval niet langer dan 24 maanden na je laatste contact met ons, tenzij je ons vraagt ze langer te bewaren.

Accountgegevens bewaren we zolang je de Syndicbase-applicatie gebruikt en verwijderen of bezorgen we daarna terug in overeenstemming met onze verwerkersovereenkomst, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor boekhoudkundige stukken.

We wissen je gegevens eerder als je je toestemming intrekt of om verwijdering vraagt. Technische loggegevens bewaren we slechts korte tijd.

Gebruiksstatistieken en foutrapporten bewaren we maximaal 12 maanden.

We delen je gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. We doen wel een beroep op verwerkers die ons helpen de dienst te leveren: Vercel (hosting), Supabase (databank), Amazon SES / Resend (e-mail), PostHog (gebruiksstatistieken en foutrapporten), Upstash (tijdelijke cache en bescherming tegen misbruik), Cloudflare (botbescherming op formulieren en bij het inloggen), EasyPost (brieven per post en Peppol-e-facturen), Anthropic (AI-uitlezing van facturen) en OpenAI / Cerebras (automatische vertaling van teksten). Deze verwerkers handelen enkel in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst.

Wanneer je een mailbox of agenda van Google of Microsoft koppelt, wisselen we in jouw opdracht gegevens uit met dat account. Voor die gegevens treden Google en Microsoft op als je eigen dienstverleners.

We kunnen gegevens verstrekken wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op verzoek van een bevoegde overheid.

We streven ernaar je gegevens binnen de Europese Unie te verwerken. Wanneer gegevens toch buiten de EU worden verwerkt, gebeurt dat met passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, waaronder versleutelde verbindingen en toegangscontroles. Geen enkele methode van overdracht of opslag is volledig veilig, maar we werken voortdurend aan de bescherming van je gegevens.

We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, waaronder de gebruiksstatistieken uit punt 4. Wanneer de verwerking op je toestemming berust, kan je die op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Om deze rechten uit te oefenen, neem contact op via privacy@syndicbase.be.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De datum bovenaan geeft aan wanneer het laatst is gewijzigd. We raden je aan het beleid af en toe opnieuw te lezen.