Auftragsverarbeitungsvertrag

Sie sind der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, die Sie in die Anwendung eingeben, und bestimmen die Zwecke und Mittel ihrer Verarbeitung. Syndicbase ist der Auftragsverarbeiter und verarbeitet diese personenbezogenen Daten ausschließlich, um Ihnen den Dienst bereitzustellen.

Gegenstand ist die Bereitstellung von Software für die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die von Ihnen genutzten Funktionen bereitzustellen, etwa das Führen Ihrer Register von Eigentümern, Mietern und Lieferanten, das Führen der Buchhaltung, den Versand von Mitteilungen, das Erfassen von Zählerständen, die Verwaltung von Dokumenten und Versammlungen sowie die Bereitstellung eines Kundenportals, über das Miteigentümer die Dokumente ihrer eigenen Eigentümergemeinschaft einsehen können, einschließlich Verträge, Rechnungen und Abrechnungen.

Diese Verarbeitung dauert so lange, wie Sie den Dienst nutzen, sofern nicht ein längerer Zeitraum vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Zur Wartung und Verbesserung des Dienstes erfassen wir außerdem Nutzungsstatistiken und Fehlerberichte darüber, wie die Anwendung genutzt wird. Diese können die interne Kennung eines von Ihnen angelegten Datensatzes enthalten, etwa eines Eigentümers, eines Lieferanten oder einer Rechnung, niemals jedoch den Namen, die Kontaktdaten oder sonstige Inhalte dieses Datensatzes. Diese Verarbeitung ist Teil Ihrer Weisungen im Rahmen dieses Vertrags.

Betroffene Personen sind die von Ihnen erfassten Personen, etwa Eigentümer, Mieter, Lieferanten, Mitglieder des Verwaltungsrats, Notare und andere Kontakte, einschließlich Miteigentümer, denen Sie Zugang zum Kundenportal gewähren.

Die personenbezogenen Daten umfassen Identifikations- und Kontaktdaten, Miteigentumsanteile, Finanz- und Buchhaltungsdaten, Verbrauchsdaten (Zählerstände) sowie die von Ihnen hochgeladene Korrespondenz und Dokumente. Sie entscheiden, was Sie eingeben, und dürfen keine besonderen Kategorien von Daten eingeben, es sei denn, dies ist erforderlich und rechtmäßig.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Ihre dokumentierten Weisungen, auch bei Übermittlungen, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einem anderen Handeln verpflichtet; in diesem Fall informieren wir Sie vorab, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir treffen die in Punkt 6 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Sie erteilen uns eine allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter zur Bereitstellung des Dienstes einzusetzen. Derzeit nutzen wir Vercel (Hosting), Supabase (Datenbank), Amazon SES / Resend (E-Mail), PostHog (Nutzungsstatistiken und Fehlerberichte), Upstash (temporärer Cache und Schutz vor Missbrauch), Cloudflare (Bot-Schutz bei Formularen und bei der Anmeldung), EasyPost (Briefe per Post und Peppol-E-Rechnungen), Anthropic (KI-gestütztes Auslesen von Rechnungen) und OpenAI / Cerebras (automatische Übersetzung von Texten).

Wenn Sie ein Postfach oder einen Kalender von Google oder Microsoft verbinden, tauschen wir in Ihrem Auftrag Daten mit diesem Konto aus. Google und Microsoft handeln dann als Ihre eigenen Dienstleister, nicht als unsere Unterauftragsverarbeiter.

Wir erlegen jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf und bleiben für dessen Leistung verantwortlich. Wir informieren Sie über jede beabsichtigte Änderung der Unterauftragsverarbeiter, damit Sie Einspruch erheben können.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Artikel 32 DSGVO, unter Berücksichtigung des Stands der Technik und der Risiken der Verarbeitung. Dazu gehören die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung, Zugriffskontrollen, die Trennung zwischen Arbeitsbereichen der Kunden und regelmäßige Sicherungen.

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützen wir Sie dabei, auf Anträge betroffener Personen zu reagieren und Ihre Pflichten in Bezug auf Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultation zu erfüllen, soweit Sie dies nicht selbst in der Anwendung tun können.

Wir informieren Sie unverzüglich, nachdem uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die Ihre Daten betrifft, und stellen Ihnen die Informationen bereit, die Sie zur Erfüllung Ihrer eigenen Meldepflichten benötigen.

Nach Beendigung des Dienstes löschen wir nach Ihrer Wahl alle personenbezogenen Daten oder geben sie Ihnen zurück und löschen vorhandene Kopien, sofern das Gesetz uns nicht zur Aufbewahrung verpflichtet.

Wir stellen die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlichen Informationen bereit und ermöglichen Audits und tragen zu ihnen bei, nach angemessener Vorankündigung und unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach Möglichkeit innerhalb der Europäischen Union. Jede Übermittlung außerhalb der EU erfolgt mit geeigneten Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Dieser Vertrag unterliegt belgischem Recht und ist Bestandteil Ihres Vertrags mit uns. Bei Widersprüchen zu anderen Bestimmungen über den Schutz personenbezogener Daten hat dieser Vertrag Vorrang.