Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für Ihre Daten ist Syndicbase BV, Luxemburgstraat 86, 9890 Gavere, Belgien, Unternehmensnummer 0800.381.741.

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter privacy@syndicbase.be. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt; sollte sich dies ändern, aktualisieren wir diese Erklärung.

Wenn Sie die Syndicbase-Anwendung als Verwalter (unser Kunde) nutzen, sind wir der Verantwortliche für Ihre Kontodaten. Für die personenbezogenen Daten, die Sie über Eigentümer, Mieter, Lieferanten und andere Parteien eingeben, sind Sie der Verantwortliche und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter; diese Verarbeitung wird durch unseren Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

Wenn Sie Miteigentümer sind und das von Ihrem Verwalter bereitgestellte Kundenportal nutzen, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag Ihrer Eigentümergemeinschaft. Bitte richten Sie Anfragen zu Ihren Daten an Ihren Verwalter.

Von Ihnen angegebene Daten. Wenn Sie sich in die Warteliste eintragen, erheben wir die von Ihnen angegebenen Daten: Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Ihr Unternehmen oder Ihre Gemeinschaft, Ihre Telefonnummer, die Anzahl der von Ihnen verwalteten Gebäude oder Einheiten und Ihre Nachricht. Die Angabe dieser Daten ist keine gesetzliche Pflicht, ohne sie können wir Sie jedoch nicht in die Warteliste aufnehmen.

Kontodaten. Wenn Sie die Syndicbase-Anwendung nutzen, erheben wir die zum Betrieb Ihres Kontos erforderlichen Daten: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Anmeldedaten sowie Ihren Arbeitsbereich, Ihre Rolle und Ihre Einstellungen, zusammen mit Nutzungs- und Protokolldaten darüber, wie Sie den Dienst verwenden.

Nutzungsstatistiken. Wenn Sie die Syndicbase-Anwendung nutzen, zeichnen unsere Server eine begrenzte Anzahl von Nutzungsereignissen auf: dass Sie die Anwendung an einem bestimmten Tag geöffnet haben, sowie wichtige Aktionen wie das Anlegen eines Gebäudes, den Versand eines Mailings oder das Erstellen einer Abrechnung. Jedes Ereignis enthält Ihre Benutzer-ID, Ihren Arbeitsbereich und den Zeitpunkt, niemals die von Ihnen eingegebenen Inhalte. Tritt ein Fehler auf, zeichnen wir zudem den technischen Fehlerbericht auf. Diese Ereignisse werden auf unseren Servern aufgezeichnet; dafür wird nichts auf Ihrem Gerät gespeichert oder von dort ausgelesen.

Automatisch erhobene Daten. Wenn Sie diese Website besuchen, zeichnen unsere Server automatisch technische Daten auf, etwa Ihre IP-Adresse, den verwendeten Browser- und Gerätetyp sowie Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um die Website zu sichern und Missbrauch zu verhindern.

Wir erheben über diese Website nicht wissentlich Daten von Personen unter 16 Jahren.

Diese Website verwendet ausschließlich unbedingt erforderliche lokale Speicherung, um Ihre Sprachwahl und den Umstand zu speichern, dass Sie unseren Cookie-Hinweis gesehen haben. Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein und verfolgen Ihr Surfverhalten nicht. Die in Abschnitt 2 beschriebenen Nutzungsstatistiken der Syndicbase-Anwendung werden auf unseren Servern aufgezeichnet und verwenden weder Cookies noch sonstigen Speicher auf Ihrem Gerät. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wir verwenden die von Ihnen angegebenen Daten, um Sie über den Start von Syndicbase zu informieren und Sie zu Ihrer Anfrage zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

Wenn Sie die Syndicbase-Anwendung nutzen, verarbeiten wir Ihre Konto- und Nutzungsdaten, um den Dienst bereitzustellen, zu sichern und zu unterstützen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir verarbeiten Nutzungsstatistiken und Fehlerberichte, um zu verstehen, wie die Anwendung genutzt wird, sie zu verbessern und Fehler zu erkennen und zu beheben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Entwicklung und dem Betrieb eines zuverlässigen Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir beschränken uns auf die in Abschnitt 2 beschriebenen Ereignisse und verwenden sie nicht für Werbung oder Profiling. Sie können dies jederzeit in der Anwendung ausschalten (Einstellungen, Reiter Rechtliches) oder per E-Mail widersprechen (siehe Abschnitt 10). Wenn Sie es ausschalten, zeichnen wir für Ihr Konto keine Nutzungsereignisse mehr auf; Fehlerberichte werden dann ohne Ihre Benutzer-ID gesendet.

Wir verarbeiten technische Daten und Protokolldaten, um die Website zu sichern und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir speichern Ihre Daten nicht länger als für die oben genannten Zwecke erforderlich. Wartelistendaten speichern wir bis zum Start von Syndicbase und für einen angemessenen Zeitraum danach, um Sie zu kontaktieren, in jedem Fall aber nicht länger als 24 Monate nach Ihrem letzten Kontakt mit uns, es sei denn, Sie bitten uns um eine längere Speicherung.

Kontodaten speichern wir, solange Sie die Syndicbase-Anwendung nutzen, und löschen oder übergeben sie danach gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag, sofern nicht eine längere Frist gesetzlich vorgeschrieben ist, etwa für Buchhaltungsunterlagen.

Wir löschen Ihre Daten früher, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die Löschung verlangen. Technische Protokolldaten speichern wir nur für kurze Zeit.

Nutzungsstatistiken und Fehlerberichte speichern wir höchstens 12 Monate.

Wir geben Ihre Daten nicht zu kommerziellen Zwecken an Dritte weiter. Wir setzen jedoch Auftragsverarbeiter ein, die uns bei der Bereitstellung des Dienstes unterstützen: Vercel (Hosting), Supabase (Datenbank), Amazon SES / Resend (E-Mail), PostHog (Nutzungsstatistiken und Fehlerberichte), Upstash (temporärer Cache und Schutz vor Missbrauch), Cloudflare (Bot-Schutz bei Formularen und bei der Anmeldung), EasyPost (Briefe per Post und Peppol-E-Rechnungen), Anthropic (KI-gestütztes Auslesen von Rechnungen) und OpenAI / Cerebras (automatische Übersetzung von Texten). Diese handeln ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Wenn Sie ein Postfach oder einen Kalender von Google oder Microsoft verbinden, tauschen wir in Ihrem Auftrag Daten mit diesem Konto aus. Für diese Daten handeln Google und Microsoft als Ihre eigenen Dienstleister.

Wir können Daten offenlegen, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, beispielsweise auf Verlangen einer zuständigen Behörde.

Wir sind bestrebt, Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union zu verarbeiten. Sofern Daten dennoch außerhalb der EU verarbeitet werden, geschieht dies mit geeigneten Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen, darunter verschlüsselte Verbindungen und Zugriffskontrollen. Keine Methode der Übertragung oder Speicherung ist vollständig sicher, wir arbeiten jedoch kontinuierlich am Schutz Ihrer Daten.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen, einschließlich der in Abschnitt 4 beschriebenen Nutzungsstatistiken. Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter privacy@syndicbase.be.

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde einzureichen (Rue de la Presse 35 / Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, www.dataprotectionauthority.be).

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum oben zeigt an, wann sie zuletzt geändert wurde. Wir empfehlen Ihnen, sie regelmäßig zu lesen.