Contrat de sous-traitance

Vous êtes le responsable du traitement des données personnelles que vous saisissez dans l'application et vous déterminez les finalités et les moyens de leur traitement. Syndicbase est le sous-traitant et ne traite ces données personnelles que pour vous fournir le service.

L'objet est la fourniture de logiciels pour la gestion des copropriétés. Nous traitons des données personnelles pour fournir les fonctionnalités que vous utilisez, telles que la tenue de vos registres de propriétaires, locataires et fournisseurs, la tenue de la comptabilité, l'envoi de communications, l'enregistrement des relevés de compteurs, la gestion des documents et des assemblées, et la mise à disposition d'un portail client permettant aux copropriétaires de consulter les documents de leur propre copropriété, y compris les contrats, factures et comptes.

Ce traitement dure aussi longtemps que vous utilisez le service, sauf si une durée plus longue est convenue ou requise par la loi.

Pour maintenir et améliorer le service, nous enregistrons également des statistiques d'utilisation et des rapports d'erreur sur l'utilisation de l'application. Ils peuvent contenir l'identifiant interne d'un enregistrement que vous créez, comme un propriétaire, un fournisseur ou une facture, mais jamais le nom, les coordonnées ou tout autre contenu de cet enregistrement. Ce traitement fait partie de vos instructions au titre du présent contrat.

Les personnes concernées sont celles que vous enregistrez, telles que les propriétaires, locataires, fournisseurs, membres du conseil de copropriété, notaires et autres contacts, y compris les copropriétaires auxquels vous accordez l'accès au portail client.

Les données personnelles comprennent les données d'identification et de contact, les quotités dans la copropriété, les données financières et comptables, les données de consommation (relevés de compteurs) ainsi que la correspondance et les documents que vous téléversez. Vous décidez de ce que vous saisissez et ne pouvez pas saisir de catégories particulières de données sauf si cela est nécessaire et licite.

Nous ne traitons les données personnelles que sur la base de vos instructions documentées, y compris pour les transferts, sauf si la loi nous impose d'agir autrement ; dans ce cas, nous vous en informons au préalable, sauf si la loi l'interdit.

Les personnes autorisées à traiter les données personnelles sont tenues à la confidentialité. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles décrites au point 6.

Vous nous donnez une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs pour fournir le service. Nous utilisons actuellement Vercel (hébergement), Supabase (base de données), Amazon SES / Resend (e-mail), PostHog (statistiques d'utilisation et rapports d'erreur), Upstash (cache temporaire et protection contre les abus), Cloudflare (protection anti-robots sur les formulaires et à la connexion), EasyPost (courriers postaux et factures électroniques Peppol), Anthropic (lecture des factures par IA) et OpenAI / Cerebras (traduction automatique des textes).

Lorsque vous connectez une boîte mail ou un agenda Google ou Microsoft, nous échangeons des données avec ce compte sur vos instructions. Google et Microsoft agissent alors comme vos propres prestataires, et non comme nos sous-traitants ultérieurs.

Nous imposons contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations de protection des données et restons responsables de leurs prestations. Nous vous informons de tout changement envisagé de sous-traitant ultérieur, afin que vous puissiez vous y opposer.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'article 32 du RGPD, en tenant compte de l'état de l'art et des risques du traitement. Elles comprennent le chiffrement des données en transit, des contrôles d'accès, la séparation entre les espaces de travail des clients et des sauvegardes régulières.

Compte tenu de la nature du traitement, nous vous aidons à répondre aux demandes des personnes concernées et à respecter vos obligations en matière de sécurité, de notification de violations, d'analyses d'impact relatives à la protection des données et de consultation préalable, dans la mesure où vous ne pouvez pas le faire vous-même dans l'application.

Nous vous informons sans retard injustifié après avoir pris connaissance d'une violation de données personnelles affectant vos données, et vous fournissons les informations nécessaires pour respecter vos propres obligations de notification.

À la fin du service, nous supprimons ou vous restituons, à votre choix, toutes les données personnelles et supprimons les copies existantes, sauf si la loi nous impose de les conserver.

Nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ce contrat et permettons la réalisation d'audits et y contribuons, moyennant un préavis raisonnable et dans le respect de la confidentialité.

Nous traitons les données personnelles au sein de l'Union européenne dans la mesure du possible. Tout transfert hors de l'UE a lieu avec des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Ce contrat est régi par le droit belge et fait partie de votre contrat avec nous. En cas de conflit avec d'autres dispositions relatives à la protection des données personnelles, ce contrat prévaut.