Politique de confidentialité

Le responsable du traitement de vos données est Syndicbase BV, Luxemburgstraat 86, 9890 Gavere, Belgique, numéro d'entreprise 0800.381.741.

Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits, contactez-nous à privacy@syndicbase.be. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données ; si cela change, nous mettrons à jour cette politique.

Lorsque vous utilisez l'application Syndicbase en tant que syndic (notre client), nous sommes le responsable du traitement de vos données de compte. Pour les données personnelles que vous saisissez au sujet des propriétaires, locataires, fournisseurs et autres parties, vous êtes le responsable du traitement et nous agissons en tant que votre sous-traitant ; ce traitement est régi par notre contrat de sous-traitance.

Si vous êtes un copropriétaire qui utilise le portail client mis à disposition par votre syndic, nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte de votre association des copropriétaires (ACP). Veuillez adresser toute demande concernant vos données à votre syndic.

Données que vous fournissez. Lorsque vous vous inscrivez sur la liste d'attente, nous collectons les données que vous renseignez : votre nom et votre adresse e-mail et, facultativement, votre société ou ACP, votre numéro de téléphone, le nombre d'immeubles ou de lots que vous gérez et votre message. La fourniture de ces données n'est pas une obligation légale, mais sans elles nous ne pouvons pas vous inscrire sur la liste d'attente.

Données de compte. Lorsque vous utilisez l'application Syndicbase, nous collectons les données nécessaires au fonctionnement de votre compte : votre nom, votre adresse e-mail, vos identifiants de connexion ainsi que votre espace de travail, votre rôle et vos paramètres, de même que des données d'utilisation et de journalisation sur votre usage du service.

Statistiques d'utilisation. Lorsque vous utilisez l'application Syndicbase, nos serveurs enregistrent un nombre limité d'événements d'utilisation : le fait que vous avez ouvert l'application un jour donné, ainsi que des actions clés comme la création d'un immeuble, l'envoi d'un mailing ou la génération d'un décompte. Chaque événement contient votre identifiant d'utilisateur, votre espace de travail et l'heure, jamais le contenu que vous saisissez. En cas d'erreur, nous enregistrons également le rapport d'erreur technique. Ces événements sont enregistrés sur nos serveurs ; à cette fin, rien n'est stocké sur votre appareil ni lu depuis celui-ci.

Données que nous collectons automatiquement. Lorsque vous visitez ce site, nos serveurs enregistrent automatiquement des données techniques telles que votre adresse IP, le type de navigateur et d'appareil que vous utilisez et la date et l'heure de votre requête. Nous utilisons ces données uniquement pour sécuriser le site et prévenir les abus.

Nous ne collectons pas sciemment, via ce site, de données de personnes de moins de 16 ans.

Ce site utilise uniquement un stockage local strictement nécessaire, pour mémoriser votre choix de langue et le fait que vous avez vu notre avis relatif aux cookies. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ou d'analyse et ne suivons pas votre navigation. Les statistiques d'utilisation de l'application Syndicbase décrites au point 2 sont enregistrées sur nos serveurs et n'utilisent ni cookies ni aucun autre stockage sur votre appareil. Pour plus de détails, consultez notre politique en matière de cookies.

Nous utilisons les données que vous fournissez pour vous tenir informé du lancement de Syndicbase et pour vous contacter au sujet de votre demande. La base légale est votre consentement (article 6, § 1, a) du RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.

Lorsque vous utilisez l'application Syndicbase, nous traitons vos données de compte et d'utilisation pour fournir, sécuriser et prendre en charge le service. La base légale est l'exécution de notre contrat avec vous (article 6, § 1, b) du RGPD) et notre intérêt légitime à un service fiable (article 6, § 1, f) du RGPD).

Nous traitons les statistiques d'utilisation et les rapports d'erreur pour comprendre comment l'application est utilisée, l'améliorer et détecter et corriger les erreurs. La base légale est notre intérêt légitime à développer et maintenir un service fiable (article 6, § 1, f) du RGPD). Nous nous limitons aux événements décrits au point 2 et ne les utilisons pas à des fins publicitaires ou de profilage. Vous pouvez le désactiver à tout moment dans l'application (Paramètres, onglet Juridique) ou vous y opposer par e-mail (voir le point 10). Si vous le désactivez, nous n'enregistrons plus d'événements d'utilisation pour votre compte ; les rapports d'erreur sont alors envoyés sans votre identifiant d'utilisateur.

Nous traitons les données techniques et de journalisation pour sécuriser le site et prévenir les abus. La base légale est notre intérêt légitime à un service sûr et fiable (article 6, § 1, f) du RGPD).

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux finalités décrites ci-dessus. Nous conservons les données de la liste d'attente jusqu'au lancement de Syndicbase et pendant une période raisonnable ensuite afin de vous contacter, et en tout état de cause pas plus de 24 mois après votre dernier contact avec nous, sauf si vous nous demandez de les conserver plus longtemps.

Les données de compte sont conservées aussi longtemps que vous utilisez l'application Syndicbase et sont ensuite supprimées ou restituées conformément à notre contrat de sous-traitance, sauf si une durée plus longue est requise par la loi, par exemple pour les pièces comptables.

Nous effaçons vos données plus tôt si vous retirez votre consentement ou demandez leur suppression. Les données techniques de journalisation ne sont conservées que pour une courte durée.

Les statistiques d'utilisation et les rapports d'erreur sont conservés au maximum 12 mois.

Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins commerciales. Nous faisons appel à des sous-traitants qui nous aident à fournir le service : Vercel (hébergement), Supabase (base de données), Amazon SES / Resend (e-mail), PostHog (statistiques d'utilisation et rapports d'erreur), Upstash (cache temporaire et protection contre les abus), Cloudflare (protection anti-robots sur les formulaires et à la connexion), EasyPost (courriers postaux et factures électroniques Peppol), Anthropic (lecture des factures par IA) et OpenAI / Cerebras (traduction automatique des textes). Ces sous-traitants agissent uniquement sur nos instructions et dans le cadre d'un contrat de sous-traitance.

Lorsque vous connectez une boîte mail ou un agenda Google ou Microsoft, nous échangeons des données avec ce compte sur vos instructions. Pour ces données, Google et Microsoft agissent comme vos propres prestataires.

Nous pouvons communiquer des données lorsque la loi nous y oblige, par exemple à la demande d'une autorité compétente.

Nous nous efforçons de traiter vos données au sein de l'Union européenne. Lorsque des données sont malgré tout traitées hors de l'UE, cela se fait avec des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'usage abusif et l'accès non autorisé, notamment des connexions chiffrées et des contrôles d'accès. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre, mais nous travaillons en permanence à la protection de vos données.

Nous n'utilisons pas vos données pour une prise de décision automatisée ou un profilage produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Vous avez le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que le droit de vous opposer au traitement, y compris aux statistiques d'utilisation décrites au point 4. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait. Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@syndicbase.be.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be).

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La date indiquée en haut précise la dernière modification. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.